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歷次會議重要決議事項<依角色作業別別分項摘要>

『公文線上簽核系統開發建置案』歷次會議決議事項

角色別─主管、秘書

公文核判作業

Ø本校線上簽核系統採用自然人憑證為電子憑證。無法申請自然人憑證之外籍教師、兼任行政主管及自願購置第三方憑證之同仁,由校方購買中華電信HiCOS IC卡簽證,首年建置費用及每年系統使用費由校方支付,個人卡組費及年費由各單位決定支付方式,試行一年後再檢討。(1040311「公文電子化推動小組」第1次會議)

Ø為加速文書處理流程,應將各單位職掌範圍內文書依分層負責表,由各層主管依授權核判。(1040311「公文電子化推動小組」第1次會議)

Ø採電子簽章取代職名章功能。(1040325第1次專案會議)

Ø當公文會辦多個單位有多筆意見時,簽核意見畫面儘可能減少上下捲動方式去呈現設計。(1040325第1次專案會議)

Ø授權章的資訊顯示方式,應先顯示原授權人員的資訊再顯示實際批核人員(1040408第2次專案會議)Ø公文直接決行、代理決行、授權決行(甲、乙章)情境展示確認。(1040408第2次專案會議)

Ø系統在簽收動作前,先提醒本文有紙本附件,請確認紙本附件送達後再進行點收;系統亦提供實體附件表單,列印後檢附紙本附件上方,以供辨識為哪一份公文之紙本附件。(1040408第2次專案會議)

Ø依作業規範之規定,辦理過程中,若紙本簽核改為線上簽核時,需退回承辦人重新辦理;若線上簽核改為紙本簽核,則可接續辦理,但考量到需將原線上簽核的資料印出為紙本,一般會退回承辦列印紙本後再陳,或可由登記桌協助印出後繼續執行流程亦可。(1040408第2次專案會議)

Ø憑證資訊顯示的部份,只顯示姓名資訊,其它屬個資部份的資料則隱藏不顯示。(1040408第2次專案會議)

Ø主管人員可直接開啟公文附件進行修改後回存(針對可修改之附件格式),系統記錄附件修改歷程的各個版本。(1040422第3次專案會議)

Ø批核介面:主管登入系統後,透過數位儀表版提醒之待核件數進行文件批核,進入文面後可直接進行內容修改,系統則會記錄簽核軌跡,亦會記錄歷程各版本,隨時可檢視歷程。(1040422第3次專案會議)

Ø批核意見呈現方式:主管進入文面後可進入簽核意見區進行意見檢視、意見輸入、決行用語選擇後,完成後即可送出,系統自動判斷下一個流程或送回承辦;主管亦可使用退回或加會功能設定。(1040422第3次專案會議)

Ø系統提供長官決行後可自行選擇副知某主管。(1040507第4次專案會議)

Ø系統提供重覆副知該主管之提示訊息。(1040507第4次專案會議)

Ø系統上線初期,由系統預設一層決行後自動副知秘書室登記桌,系統運作一段時間後再評估是否取消。(1040507第4次專案會議)

公文稽催作業

Ø待辦公文的稽催,濾除最速件公文,逾期的稽催則依例催辦。(1040507第4次專案會議)

Ø會辦公文除稽催承辦人外再加入代理人員。(1040507第4次專案會議)

Ø電子郵件稽催通知或催辦之最高稽催層級僅至二級單位主管(系主任/組長)。(1040507第4次專案會議)

Ø創簽稿公文考量辦理的時效性及實際作業流程,不納入催辦。(1040507第4次專案會議)

 

Ø單位公文因屬各單位自行稽催控管,不納入系統自動稽催的範圍內;由系統提供各單位登記桌及主管可查詢單位文辦理之時效。(1040507第4次專案會議)

代理設定

Ø不允許多層代理狀況(ABBCA未經C同意不得跨層代理C)。但系統不去限制是否可一對多或多對一代理情形。(1040325第1次專案會議)

角色別─承辦人

線上簽核作業

Ø本校線上簽核系統採用自然人憑證為電子憑證。無法申請自然人憑證之外籍教師、兼任行政主管及自願購置第三方憑證之同仁,由校方購買中華電信HiCOS IC卡簽證,首年建置費用及每年系統使用費由校方支付,個人卡組費及年費由各單位決定支付方式,試行一年後再檢討。(1040311「公文電子化推動小組」第1次會議)

Ø為加速文書處理流程,應將各單位職掌範圍內文書依分層負責表,由各層主管依授權核判。(1040311「公文電子化推動小組」第1次會議)

Ø採電子簽章取代職名章功能。(1040325第1次專案會議)

Ø系統在簽收動作前,先提醒本文有紙本附件,請確認紙本附件送達後再進行點收;系統亦提供實體附件表單,列印後檢附紙本附件上方,以供辨識為哪一份公文之紙本附件。(1040408第2次專案會議)

Ø依作業規範之規定,辦理過程中,若紙本簽核改為線上簽核時,需退回承辦人重新辦理;若線上簽核改為紙本簽核,則可接續辦理,但考量到需將原線上簽核的資料印出為紙本,一般會退回承辦列印紙本後再陳,或可由登記桌協助印出後繼續執行流程亦可。(1040408第2次專案會議)

Ø急要公文依本校線上簽核作業要點之規定辦理。(1040408第2次專案會議)

Ø授權章的資訊顯示方式,應先顯示原授權人員的資訊再顯示實際批核人員(1040408第2次專案會議)

Ø憑證資訊顯示的部份,只顯示姓名資訊,其它屬個資部份的資料則隱藏不顯示。(1040408第2次專案會議)

公文簽辦作業

Ø各類表單(如派車單..等)不屬公文格式,得以附件方式夾帶簽核,不列入公文範本。考量使用方便性及實務作業,建議納入校務資訊系統開發。(1040408第2次專案會議)

Ø請文書組參考帝緯提供之公文格式及定型稿範本(如附件),行文各單位調查,如有其他定型稿範本需加入,經確認範本符合公文標準格式後再由帝緯設計加入。(1040408第2次專案會議)

Ø考量節紙,實體附件傳遞單統整在同一份表單,格式由文書組與帝緯公司確認。(1040422第3次專案會議)

Ø實體附件傳遞單由總收或承辦人員印出後併同實體附件進行傳遞,傳遞過程中若有加入新的實體附件或是流程,則由承辦人自行於實體附表單上直接加註即可。(1040422第3次專案會議)

Ø紙本收文掃描經由OCR辨識後,系統自動辨識文面內容帶入到相對應欄位進行收文登記,紙本掃描之原文影像檔亦隨公文流程傳遞,隨時可於線上進行檢視,不會有與原文內容不一致的情形。(1040520第5次專案會議)

Ø系統以來文機關名稱與來文字號作為重覆收文的判斷,如有重複系統會提醒使用者。(1040520第5次專案會議)

Ø公文編輯完成存檔時,必須使用憑證進行加簽加密,此時應插入自然人憑證供系統加簽使用。(1040520第5次專案會議)

Ø現行角簽作法為非正式擬辦方式,應依標準作業模式以擬辦簽或便簽辦理公文。(1040520第5次專案會議)

Ø表單申請項目有展期單、改分單、檔案借調單、借調展期單..等公文類表單作業,帝緯公司配合將表單申請字樣改為新增表單。(1040520第5次專案會議)

Ø儀表版上的房子圖示為比照瀏覽器上的Home概念設計(回到首頁),增加游標移到該處時顯示回首頁提示,並提供作業資訊;後續由帝緯公司和文書組再檢視各畫面文字說明進行調整,由系統提供提示訊息。(1040520第5次專案會議)

Ø使用者操作模式:滑鼠(游標)點選主旨即會簽收並開啟公文內容,以簡化其操作步驟;有實體附件或紙本簽核時,點選主旨時系統會先彈出提示,使用者應確認實體附件或紙本公文收到後再簽收。(1040520第5次專案會議)

公文稽催作業

Ø公文催辦為稽催公文承辦人員,即催辦原始承辦人而非代理人。(1040422第3次專案會議)

Ø待辦公文的催辦,每日催辦二日內即將到期之公文。(1040422第3次專案會議)

Ø會辦公文依規範,最速件為1小時、速件4小時、普通件為1日,目前因實際上執行困難,各機關學校均無依此規範進行催辦,暫以會辦超過4小時以上進行提醒通知。(1040422第3次專案會議)

Ø待辦公文的稽催,濾除最速件公文,逾期的稽催則依例催辦。(1040507第4次專案會議)

Ø會辦公文除稽催承辦人外再加入代理人員。(1040507第4次專案會議)

Ø電子郵件稽催通知或催辦之最高稽催層級僅至二級單位主管(系主任/組長)。(1040507第4次專案會議)

Ø創簽稿公文考量辦理的時效性及實際作業流程,不納入催辦。(1040507第4次專案會議)

Ø單位公文因屬各單位自行稽催控管,不納入系統自動稽催的範圍內;由系統提供各單位登記桌及主管可查詢單位文辦理之時效。(1040507第4次專案會議)

代理設定

Ø不允許多層代理狀況(ABBCA未經C同意不得跨層代理C)。但系統不去限制是否可一對多或多對一代理情形。(1040325第1次專案會議)

檔管管理作業

Ø展期單展期核准權限: 第1次申請由三層主管(二級單位)核准;第2次申請二層主管(一級單位)核准。第3次申請由一層主管核准。最多展期3次。(1040325第1次專案會議)

Ø展期天數: 第1、2次申請展期天數預設7天、並控管最多也只能申請7天;第3次申請系統不用預設及不用限制展期天數。(1040325第1次專案會議)

Ø來文速別辦文期限必須依規定處理,若來文為最速件,且無法在期限內辦完,依規定進行展期申請。(1040408第2次專案會議)

角色別─登記桌

分文作業

Ø總收文紙本來文,受文者為國立中山大學者,則一律掛總收文號進行分文;屬單位文或者為個人公文,則由郵件登記中進行資料登記後印出簽收單,併同紙本文送至收文單位,並由各單位自行決定是否掛號分文。(1040325第1次專案會議)

Ø考量節紙,實體附件傳遞單統整在同一份表單,格式由文書組與帝緯公司確認。(1040422第3次專案會議)

收文作業

Ø總收電子來文屬單位或個人之公文,可逕行轉至各單位待收文清單中,供各單位登記桌自行決定掛號分文或Email送至個人,其他電子來文則一律掛號分文。(1040325第1次專案會議)

Ø系統於收文時,檢查來文字號是否重覆,並提醒收文人員是否進行掛號,再由各單位自行決定是否掛號分文辦理。(1040408第2次專案會議)

Ø系統在簽收動作前,先提醒本文有紙本附件,請確認紙本附件送達後再進行點收;系統亦提供實體附件表單,列印後檢附紙本附件上方,以供辨識為哪一份公文之紙本附件。(1040408第2次專案會議)

Ø依作業規範之規定,辦理過程中,若紙本簽核改為線上簽核時,需退回承辦人重新辦理;若線上簽核改為紙本簽核,則可接續辦理,但考量到需將原線上簽核的資料印出為紙本,一般會退回承辦列印紙本後再陳,或可由登記桌協助印出後繼續執行流程亦可。(1040408第2次專案會議)

紙本收文作業

Ø總收文及單位登記桌人員皆有紙本收文掃描作業,各單位可自行掃描紙本文進行收文掛號,系統皆有提供OCR文字辨識功能。(1040408第2次專案會議)

電子收文作業

Ø總收文有提供將給單位或個人之電子文直接轉發到單位電子收文功能,再由單位登記桌決定掛號分文或是直接轉發e-mail給個人。(1040408第2次專案會議)

公文稽催作業

Ø單位公文因屬各單位自行稽催控管,不納入系統自動稽催的範圍內;由系統提供各單位登記桌及主管可查詢單位文辦理之時效。(1040507第4次專案會議)

角色別─檔管管理人員

檔管管理作業

Ø展期單展期核准權限: 第1次申請由三層主管(二級單位)核准;第2次申請二層主管(一級單位)核准。第3次申請由一層主管核准。最多展期3次。(1040325第1次專案會議)

Ø展期天數: 第1、2次申請展期天數預設7天、並控管最多也只能申請7天;第3次申請系統不用預設及不用限制展期天數。(1040325第1次專案會議)

Ø來文速別辦文期限必須依規定處理,若來文為最速件,且無法在期限內辦完,依規定進行展期申請。(1040408第2次專案會議)

Ø考量節紙,實體附件傳遞單統整在同一份表單,格式由文書組與帝緯公司確認。(1040422第3次專案會議)

角色別─總收文

分文作業

Ø總收文紙本來文,受文者為國立中山大學者,則一律掛總收文號進行分文;屬單位文或者為個人公文,則由郵件登記中進行資料登記後印出簽收單,併同紙本文送至收文單位,並由各單位自行決定是否掛號分文。(1040325第1次專案會議)

Ø總收電子來文屬單位或個人之公文,可逕行轉至各單位待收文清單中,供各單位登記桌自行決定掛號分文或Email送至個人,其他電子來文則一律掛號分文。(1040325第1次專案會議)

Ø單位電子收文匣若登記桌尚未收文掛號時,總收人員要有復原抽回重新改掛總收文號的功能。(1040325第1次專案會議)

Ø系統於收文時,檢查來文字號是否重覆,並提醒收文人員是否進行掛號,再由各單位自行決定是否掛號分文辦理。(1040408第2次專案會議)

Ø考量節紙,實體附件傳遞單統整在同一份表單,格式由文書組與帝緯公司確認。(1040422第3次專案會議)

Ø實體附件傳遞單由總收或承辦人員印出後併同實體附件進行傳遞,傳遞過程中若有加入新的實體附件或是流程,則由承辦人自行於實體附表單上直接加註即可。(1040422第3次專案會議)

紙本收文作業

Ø總收文及單位登記桌人員皆有紙本收文掃描作業,各單位可自行掃描紙本文進行收文掛號,系統皆有提供OCR文字辨識功能。(1040408第2次專案會議)

電子收文作業

Ø總收文有提供將給單位或個人之電子文直接轉發到單位電子收文功能,再由單位登記桌決定掛號分文或是直接轉發e-mail給個人。(1040408第2次專案會議)

角色別─稽催人員

公文稽催作業

Ø公文催辦為稽催公文承辦人員,即催辦原始承辦人而非代理人。(1040422第3次專案會議)

Ø待辦公文的催辦,每日催辦二日內即將到期之公文。(1040422第3次專案會議)

Ø會辦公文依規範,最速件為1小時、速件4小時、普通件為1日,目前因實際上執行困難,各機關學校均無依此規範進行催辦,暫以會辦超過4小時以上進行提醒通知。(1040422第3次專案會議)

Ø待辦公文的稽催,濾除最速件公文,逾期的稽催則依例催辦。(1040507第4次專案會議)

Ø會辦公文除稽催承辦人外再加入代理人員。(1040507第4次專案會議)

Ø電子郵件稽催通知或催辦之最高稽催層級僅至二級單位主管(系主任/組長)。(1040507第4次專案會議)

Ø創簽稿公文考量辦理的時效性及實際作業流程,不納入催辦。(1040507第4次專案會議)

Ø單位公文因屬各單位自行稽催控管,不納入系統自動稽催的範圍內;由系統提供各單位登記桌及主管可查詢單位文辦理之時效。(1040507第4次專案會議)

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