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公文電子化推動小組第1次會議紀錄

國立中山大學
「公文電子化推動小組」第一次會議紀錄

時間:104年03月11日(星期三)上午10:00

地點:行政大樓五樓(行5007會議室)

主席:吳副校長濟華                                                        記錄:陳麗薰

出席:蔡秀芬主任秘書、黃義佑總務長、邱日清副總務長、李錫智處長、郭可驥組長(曹正明程式設計師代)、黃珊瑜主任(蔡玉春專員代)、傅素瑛主任、楊育成組長、單鳳玉秘書、黃雅真秘書、
趙崇偉組長

列席:陳姚珍組長、陳碧珍組長、林音孜組員、浦世岳行政助理

請假:鄭全志秘書

壹、主席確認到會人數,隨即宣佈開會。

貳、主席致詞:轉校長指示公文電子化系統委外建置案,圖資處與總務處應積極做好進度管控、明確分工,俾利追踪及績效考核。

參、報告事項:

一、為執行教育部103年6月30日函頒電子公文節能減紙續階方案之目標:105年底公文線上簽核比率達45%。103年10月13日本校推動公文電子化及無紙化協調會議,主席裁示:本校公文電子化資訊系統改採委外開發建置,由圖書與資訊處辦理採購招標等事宜,本處配合共同擬訂各項系統需求規格,秘書室協助每月進行進度管考。

二、本校「公文電子化推動計畫」,如附件一(p.3~p.4),於104年2月16日專案簽奉核可,並成立公文電子化推動小組。

三、本校公文線上簽核系統委外開發建置案業於103年12月30日辦理招標公告,今(104)年1月12日開標,1月13日工作小組初審,1月21日完成評選會議,2月6日完成議價程序。得標廠商帝緯系統整合股份有限公司,依契約規定自簽約次日起240日曆天(104年10月4日)內完成教育訓練及正式上線。

四、104年2月16日召開『公文線上簽核系統委外開發建置案』專案啟動會議,研商需求訪談時程及相關行政支援事宜。廠商已於3月2日~4日分階段辦理各項作業(各角色使用者)需求訪談,預定於3月17日下午2:00辦理雛型展示會議,未來定期舉行專案會議,專案會議討論議題及時程表,如附件二(p.5),請專案小組成員務必撥冗出席或委託代理人代為出席會議。

五、擬訂委外開發建置「專案工作項目分工表」,如附件三(p.6~p.7),明確分工並做好進度管控,俾利追踪及績效考核。

肆、討論提案及決議事項:

一、  案由:本校線上簽核系統電子簽證方案,如附件(p.8~p.10),提請討論。 (提案單位:總務處)

說明

1.依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」(104年2月修訂),有關線上簽核處理原則之規定:文書採線上簽核者,應採用電子認證之安全管控措施並符合電子簽章法之規定。

2.使用自然人憑證為電子憑證;無法申請自然人憑證之外籍人士,建議由學校購買第三方憑證使用。

決議:

1.採用自然人憑證為電子憑證。

2.無法申請自然人憑證之外籍教師、兼任行政主管及自願購置第三方憑證之同仁,由學校購買中華電信HiCOS IC卡簽證,首年建置費用及每年系統使用費由學校支付,外籍教師及兼任行政主管之個人卡組費及年費由各單位或教師個人之自籌經費支付,自願購置第三方憑證同仁之個人卡組費及年費由個人自行支付,試行一年後再檢討。

二、 案由:修訂本校『公文線上簽核作業要點』,提請討論。(提案單位:總務處)

說明:

1.為規範公文線上簽核系統應遵循之共同性事項,101年11月14日101 學年度第 1 學期第 6 次行政會議通過本校『國立中山大學公文線上簽核作業要點』。

2.本次因應本校推動公文電子化,來文線上分文、陳核會稿線上簽核、公文電子交換全程加密、實務作業需求,爰為本要點之修正。

3.附件:

(1)「國立中山大學公文線上簽核作業要點」(修正草案)條文對照表(p.11~p.17)

(2)「國立中山大學公文線上簽核作業要點(修正草案)(p.18~p.21)

決議:修正後通過。

附帶決議:配合推動公文電子化,未來本校各單位分層負責表將結合『公文線上簽核系統』的開發建置,近期內由人事室邀集秘書室及相關單位重新檢視各單位分層負責的權責及核判層級。

伍、散會(下午13:00)。

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