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第3次專案會議紀錄(1040422)

國立中山大學

『公文線上簽核系統開發建置案』第3次專案會議紀錄

一、時 間:104年04月22日(星期三)上午10:00

二、地 點:行政大樓五樓5007會議室

三、主持人:黃總務長義佑       記錄:康茂崇專案經理帝緯系統整合(股)公司

四、出列席人員:如簽到簿人員

五、 報告事項:

(一)  專案會議異動情形說明:

1. 考量後續討論議題內容及相關參與人員,調整後續會議的型式及與會人員(如附件)。

2. 05/20、07/01、07/29 因討論內容涉及種子人員的測試及時程的訂定,維持由推動小組成員及種子人員與會討論,其餘場次則由帝緯公司與總務處、圖資處召開討論即可,如有與各單位有關之議題再由邱副總務長召集相關人員商議。

3. 05/20該次會議配合測試時程,改為舉辦種子人員的培訓課程,場地為圖資處電腦教室。

4. 各次會議相關討論議題內容,仍以電子郵件寄送與會人員並提醒出席開會。

5. 歷次會議紀錄彙整(依角色別分類),並已上傳至文書組首頁提供下載查閱,後續則整合系統建置後的公文服務平台,將資料統一彙整至該網頁。

(二)  前次會議問題處理情形說明:

1. 製作範本確認 。

說明:

(1)  目前已由帝緯提供範本清單及定型稿範本,文書組亦已發文行文各一級行政單位及一、二級學術單位進行調查及蒐集資料中。

(2)  相關定型稿範本並已置於文書組網頁可供下載(http://clerical.oga.nsysu.edu.tw/files/15-1041-115212,c13764-1.php?Lang=zh-tw)

2. 提供個人自存範本 。

說明:

(1) 此部份為4月17日帝緯公司與總務處討論過程中,提出希望能提供個人可將自己常用之定型稿格式另存至常用區,方便日後可直接於系統中取用。

(2) 此功能已由帝緯進行系統設計介面,待畫面完成後再行展示說明。

3. 單位範本製作及分享 。

說明:

(1) 新系統提供承辦人可將自行繕打或常用之定型稿di檔或文書檔存放(另存)至個人電腦或是共用區。

(2) 承辦人或單位同仁於繕打公文時,亦可透過系統所提供之功能,讀入個人資料夾或共用區之定型稿範例之di檔或文書檔,直接轉換為新公文進行編輯後送出。

4. 實體附件的作法說明 。

說明:(以清華大學作法範例說明)

(1)  實體附件表單分成三類,依不同角色及使用內容區分為三種表單。

(2)  總收文印出給登記桌為第一種(二聯式),承辦人送至會辦單位為第二種,承辦人送繕發文或送歸檔時則再印出第三種(二聯式)。

(三) 本期工作重點說明:

1.   目前專案進度皆如預定期程完成,工作項目也在進度內完成。

2.   文件部份已完成需求規格書及系統設計規格書交付審查確認中,需求規格書內容已確認。

3.   本期亦與圖資處完成安裝環境確認。(已確認1台AP VM已建置完成,DB部份分析中,其它Server會於四月底前陸續建置完成)

(四) 下期工作重點說明:

1.   持續進行程式設計階段,相關設計過程中所發現的問題,將會透過各專案會議或線上(skype)與總務處及圖資處進行討論確認。

2.   進行系統安裝及環境確認並開始進行整合測試(SSO),請圖資處協助配合相關整合部份之技術諮詢,行政事宜請文書組協助。

六、討論提案及決議事項:

(一) 實體附件傳遞單格式討論。

討論內容:

(1) 實體附件傳遞格式是否可統一格式即可,印出後即可進行後續流程傳遞,內容若有增減由承辦人手動加入即可,才可達到省紙的目的。

(2) 若該文如有平行分會需求時,如何傳遞?

(3) 附件表單上有條碼可刷,即可知道是哪一件公文的附件,是否可以印出條碼貼紙來取代附件表單?

(4) 電子公文傳遞與實體附件的傳遞是否有時間差,如何控管?時效的責任如何歸屬?

帝緯公司回覆:

(1) 考量節紙,實體附件傳遞單統一格式由總收或承辦人員印出後併同實體附件進行傳遞,傳遞過程中若有加入新的實體附件或是流程,則由承辦人自行於實體附件傳遞單上直接加註即可;而相關格式再由文書組與帝緯確認。

(2) 實體附件若需分會,應考量能將實體附件複製多份,方可進行分會流程,否則仍以順會方式進行會辦。

(3) 實體附件傳遞單除了能顯示文號之外,更重要的是流程資訊,方便傳遞人員憑傳遞單上資訊即可得知後續的傳遞流程,使用上仍有其必要性,非單純條碼即可取代。

(4) 電子流程傳遞與實體附件的送達時間一定有落差,若該文有實體附件時,未收到實體附件之前不作線上簽收辦理,時效則歸屬在傳送者端,系統也會透過稽催方式提醒,收到實體附件時應在實體附件傳遞單上進行簽收,同時於線上簽收辦理。

(5) 各單位應規範負責傳遞實體附件之工讀生或人員,必須在指定期間內送達對方簽收。

決議:實體附件傳遞單統整在同一份表單,格式由文書組與帝緯公司確認。

(二) 主管批核模式確認。

說明:

(1) 批核介面說明。

主管登入系統後,透過數位儀表版提醒之待核件數進行文件批核,進入文面後可直接進行內容修改,系統則會記錄簽核軌跡,凡走過必留痕跡,亦會記錄歷程各版本,隨時可檢視歷程。

(2) 意見呈現方式說明。

主管進入文面後可進入簽核意見區進行意見檢視、意見輸入、決行用語選擇後,完成後即可送出,系統自動判斷下一個流程或送回承辦;主管亦可使用退回或加會功能設定。

討論內容:

(1) 儀表版上待處理公文的主辦公文件數與主辦公文查詢項目下的主辦公文件數有何關連?

(2) 主管可修改本文,會有修改紀錄,但到下一位主管身上時看到的畫面為何? 如何檢視修改歷程?

(3) 儀表版上的項目及狀態,應以更白話的方式來呈現,否則使用者會不明白該項目的意思為何? 會造成使用上的困擾。

(4) 批核清單畫面,文號下方的符號如創/線/普/決字代表的意思為何?

(5) 修改歷程和承辦意見是否會同步呈現?

(6) 承辦人/主管修改文面內容時,此時是否要插入自然人憑證?

(7) 如果主管要退回,是否還需填完核示意見後才可退回?

(8) 需將送出退回的按鈕在核示意見區即可點選,不必再回到功能選單去找。

(9) 因業務繁忙,是否可將本文及簽核意見印出後再找時間看?

(10)  通常核示意見會先進行溝後再落章,系統是否有提供意見溝通機制。

(11)  便利貼功能是否可移除? 運作機制為何?

帝緯公司回覆:

(1) 待處理公文所列示的件數為公文流程目前在您身上的待辦(核)公文,而主管公文查詢的項目下所列示的件數為您目前承辦中尚未結案的公文查詢。

(2) 主管的畫面上預設會是最後一版完稿的狀態,若要查詢歷程記錄可透過左方的歷程版本進行查閱。

(3) 系統初期提供當游標移至該項目或文字時,出現該項說明,相關的說明文字還請文書組和姚組長確認。

(4) 文號下方的符號代表的為公文的狀態,主要方便使用者可以先瞭解到該份公文的狀態,如創:創稿/ 收:收文/ 線:線上簽核/ 紙: 紙本簽核/ 普:普通件 / 決: 表示已決行。

(5) 修改歷程為公文流程各階段之版本歷程,而意見則是統一彙整的畫面來呈現。

(6) 自然人憑證的使用時機為當公文內容異動時,需將公文存檔時,則會讀取自然人憑證進行加簽加密動作,此時才會要求一定要插入自然人憑證。

(7) 主管要退回,可以直接點選退回功能,不需先填寫意見才能退回。

(8) 系統配合設定將送出及退回按鈕調整至核示意見區,方便主管操作。

(9) 系統有提供隨時可將本文及簽核意見印出的功能。

(10)  系統有提供便利貼功能,可做為公文辦理過程中的溝通意見。

(11)  便利貼有提供移除功能,承辦人及主管有移除權限,只要一移除,後面的人就看不到相關內容,便利貼的內容不會隨公文一併存檔,但使用者可以自行將便利貼內容另存或複製下來。

決議:確認主管批核模式(如附件)。

(三) 稽催(Email)原則確認。

說明:

(1) 目前整理出Email稽催或通知共計六大類,包含待公文、會辦公文、逾期公文、調案逾期公文、發文副本、代理人設定通知等。

(2) 該Mail稽催或通知會於每日排程進行通知催辦。

(3) Mail通知為每日彙整一封,非針對單文個別通知。

討論內容:

(1) 會辦公文的催辦的規定如何? 是否依規定催辦?

(2) 待辦公文的催辦應以限辦日期來看,依速別、公文性質規則進行計算。

(3) 若收文當日請假由代理人辦理,其公文稽催會催辦誰?

決議:

(1) 會辦公文依規範,最速件為1小時、速件4小時、普通件為1日,目前因實際上執行困難,各機關學校均無依此規範進行催辦,暫以會辦超過4小時以上進行提醒通知。

(2) 待辦公文的催辦,每日催辦二日內即將到期之公文。

(3) 公文催辦為稽催公文承辦人員,即催辦原始承辦人而非代理人。

(4) 為求稽催功能發揮實際效益以及配合實際稽催需求,並求周延,有關稽催細節部分,再請總務處邀集帝緯公司及秘書室進行研商確認。

(四) 公文附件在批核過程中是否可直接修改或記錄版本。

決議:公文附件同本文修改模式,主管人員可直接開啟附件進行修改後回存(針對可修改之附件格式),系統記錄附件修改歷程的各個版本。

七、 散會(上午12:00)

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