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第2次專案會議紀錄(1040408)

國立中山大學

『公文線上簽核系統開發建置案』第2次專案會議紀錄

一、時 間:104年04月08日(星期三)下午14:00

二、地 點:行政大樓五樓5007會議室

三、主持人:吳副校長濟華   記錄:康茂崇專案經理帝緯系統整合(股)公司

四、出列席人員:如簽到簿人員

五、報告事項:

(一) 前次會議問題處理情形說明:

1. 專案會議展示簽核意見畫面請展示有授權甲、乙章的各種情境畫面展示。

(1)  公文直接決行、代理決行、授權決行(甲、乙章)情境展示確認。

(2)  憑證資訊顯示的部份,只顯示姓名資訊,其它屬個資部份的資料則隱藏不顯示。

(3)  授權章的資訊顯示方式,應先顯示原授權人員的資訊再顯示實際批核人員,如下圖。

(二) 本期工作重點說明:

1. 目前專案進度皆如預定期程完成,工作項目也在進度內完成。

2. 文件部份已完成需求規格書及系統設計規格書交付審查確認中。

(三) 下期工作重點說明:

1. 持續進行程式設計階段,相關設計過程中所發現的問題,將會透過各專案會議或線上(skype)與總務處及圖資處進行討論確認。

2. 進行系統安裝及環境確認並開始進行整合測試,請圖資處協助備妥安裝環境(VM環境),行政事宜請文書組協助。

六、討論提案及決議事項:

(一) 收發流程討論確認。

說明:

(1) 紙本收文展示。

總收文及單位登記桌人員皆有紙本收文掃描作業,各單位可自行掃描紙本文進行收文掛號,系統皆有提供OCR文字辨識功能。

(2) 電子收文展示。

總收文有提供將給單位或個人之電子文直接轉發到單位電子收文功能,再由單位登記桌決定掛號分文或是直接轉發e-mail給個人。

決議:

(1) 流程確認。

(2) 後續與文書組、圖資處可直接確認之相關問題,不需再提至會議討論。

(二)製作範本確認。

說明:

(1) 藉由此次系統改版,由帝緯提供符合規範之範本格式供學校使用。

(2) 定型稿部份,由帝緯提供清華大學相關定型稿範本供文書組參考,行文各單位調查是否還有其它定型稿範本。

(3) 其它表單類(如派車單..等)可否納入公文線上簽核系統。

決議:

(1) 請文書組參考帝緯提供之公文格式及定型稿範本(如附件),行文各單位調查,如有其他定型稿範本需加入,經確認範本符合公文標準格式後再由帝緯設計加入。

(2) 各類表單(如派車單..等)不屬公文格式,得以附件方式夾帶簽核,不列入公文範本。考量使用方便性及實務作業,建議納入校務資訊系統開發。

(三)前次會議決議公文第1、2次展延預設天數為7天,再請確認。

決議:維持前次之決議。展延的天數設定,第1、2次的最多天數設定為7天,第3次則可自行輸入天數,不受最長7天限制。

(四) 最速件外來文辦文期限能否自訂?

說明:外來文速別多為最速件,實際上很難依限辦完,是否可延長辦文期限?

決議:依規定辦理。來文速別辦文期限必須依規定處理,若來文為最速件,且無法在期限內辦完,依規定進行展期申請。

(五)簡報及系統操作請配合作業流程圖展示。

決議:請帝緯配合辦理,於後續說明時,搭配流程圖進行展示說明。

(六)電子收文登錄"移除"按鈕名稱可否變更?

決議:請帝緯與文書組研商後調整。

(七) 當來文有副本給單位的處理方式?

說明:系統於收文時,檢查來文字號是否重覆,並提醒收文人員是否進行掛號,再由各單位自行決定是否掛號分文辦理。

決議:由各單位自行決定是否掛號分文辦理。

(八)線上簽核有實體附件時,應如何管制實體附件?

說明:系統在簽收動作前,先提醒本文有紙本附件,請確認紙本附件送達後再進行點收;系統亦提供實體附件表單,列印後檢附紙本附件上方,以供辨識為哪一份公文之紙本附件。

決議:實體附件之處理方式已納入本校線上簽核作業要點之修訂。

(九) 緊急公文可否紙本簽核(EX:研究計畫) ?

說明:若屬急要公文可改為紙本簽核方式辦理,但為避免濫用,一層主管會進行把關,若不符合規定則會退文處理。

決議:依本校線上簽核作業要點之規定辦理。

(十)公文辦理過程中可否改變簽核方式?

說明:依新作業規範之規定,辦理過程中,若紙本簽核改為線上簽核時,需退回承辦人重新辦理;若線上簽核改為紙本簽核,則可接續辦理,但考量到需將原線上簽核的資料印出為紙本,一般會退回承辦列印紙本後再陳,或可由登記桌協助印出後繼續執行流程亦可。

決議:依規定辦理。

(十一)  提供歷次會議記錄Q&A避免重複提問。

決議:建置線上簽核專屬網頁,將歷次會議紀錄上傳供瀏覽下載。

七、散會(上午11:40)

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