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單位介紹

經營理念

為順應E化的時代潮流,貫徹政府資訊公開的政策及達成本校邁向頂尖大學的目標,我們秉持「透過服務,檔案可以創造無限可能」的理念,提供主動積極、迅速詳實的服務,辦理各項文書檔案管理業務。

 

業務概述

收文

由本校圖書與資訊處自行開發之「收文管理暨檔案管理系統」建構收文暨歸檔相關資料。本系統並結合教育部之電子公文傳遞系統(FES公文交換系統)中之電子收文。

發文

由本校圖書與資訊處自行開發之公文製作管理系統,舉凡各類公文之創稿、完稿皆能依權責自動編排製作完成。校內公文皆以 E-mail 傳遞(可群組選項),並結合教育部之電子公文傳遞系統(FES公文交換系統)作業,除因附件需用印簽章者應以紙本繕發外,其餘均採電子發文,在公文處理上提供更便捷、更有效率之發文服務。

檔案管理

  • 歸檔作業:點收、編目、立案、建檔、入庫管理。

  • 檔案清理:清查、鑑定、銷毀。

  • 檔案應用:檔案目錄匯送。

  • 推動線上公文簽核及辦理教育訓練:

整合校內資源,自行開發公文線上簽核及檔案管理資訊系統,由本校圖書與資訊處自行開發之軟體除能配合檔案管理局規定,並具備完全客製化之公文製作與線上簽核系統,結合檔案管理作業,提供收、發文全文檢索之服務。

  • 設置檔案庫房:

依據「檔案庫房設置基準」,建置防火、防盜、恆溫恆濕,並兼具資訊化及專業化之庫房,保管檔案。

  • 設置檔案應用服務處所:

設置民眾檔案閱覽室,擺設電腦及必備法規與文具,提供檔案應用服務,並印製檔案應用手冊,供民眾取閱。

印信管理:

各式公文書、契約書、證明文件所需用之章戳印信用印,依奉准之各式公文書、表,蓋用本校相關印信(關防、校戳、校長官章、校長簽名章等)。

信件管理:

處理郵遞信件住址為高雄市鼓山區蓮海路70號之各類郵件包裹。

利用『掛號信件管理系統』分別依教職員工生建檔管理,除上網即時公告掛號(快遞)郵件電子檔外,並每日兩次上傳本校BBS版,為使資料能更有效率,郵件能迅速交至收件者手中,目前已連結學生資料庫資料,只要掛號郵件書名之系級、姓名正確者即可將最新掛號郵件資訊以E-mail傳送至該生信箱通知前來領件。

未來發展目標:

  1. 擴充業務電腦e化範圍:檢討改善文書及檔案管理作業流程,精進行政效能,提供最佳服務。
  2. 建置更具發展性之檔案庫房,提供檔案保管安全空間。
  3. 徵集校務發展重要史料,紀錄機關發展軌跡。

洽公位置

辦理業務:發文、申請用印、歸檔、調案
民眾應用服務

行政大樓四樓

辦理業務:領取郵件、收分公文(單位信箱)

行政大樓一樓